<業務改善でこんな事でお困りではないですか?>
①業務改善は、何から手を付ければいいのか分からない
②やってはみたが成果に結びつかず、行き詰っている
③会社全体に効果のある「改善」内容を見つけられない
④スタートして、すぐに改善の結果が出る事をやりたい
<業務改善は、まず社内の整理整頓から・・>
<なぜFileBlogが業務改善で高く評価されているのか?>
〇ファイルを見える化するだけでなく、導入により強力な社内ポータルサイトが出来上がります。(ポータルオプションは特に高評価です)
〇現在利用しているサーバーをそのまま利用できるので、導入が容易であることと、運用に特別なIT知識が不要なため、テスト運用からそのまま本番に移行できます。
〇社外からも安全に素早く目的のファイルを見つける事が出来るので、本当に全社で活用できます。
ファイル共有時に、Office製品(Excel、Word・・)などがインストールされていないとか、タブレットやスマホでは、開けないファイル形式があるなど問題が発生しますが、FileBlogを使えば、全てのファイルをサーバー上で自動的に画像化(サムネイル化)するため、追加のソフト購入も不要ですし、iPadやスマホでの運用もすぐにスタートできます。
<業務改善ですぐに使えるFileBlogの機能>
①FileBlogがインストールされているサーバーに文書ファイルを入れると、文書中の記事全てを対象に文字列検索ができるようにインデックス作成を自動的に行います。
☛「全文検索」(標準装備)
②サーバーから提供する情報は、改ざん防止として常に印刷イメージの画像として表示させることが出来ます。
☛「サムネイル自動作成」(標準装備)
(画像化する事で、文書を見るために必要となる専用ソフトが不要となります)※Office、CAD・・
③FileBlogは操作が簡単です。Windowsを利用できる方でしたら、すぐに利用できます。
☛オペレーション指導不要(導入簡単)
☛利用する端末にシステムのインストール不要
☛スマホやタブレット、iPadでもサクサク動く
<導入の進め方>
①社内の文書ファイルを「分類」「整理」してWindowsサーバーにフォルダー分けして見やすく入れ直します。
(弊社、SEコンサルタントによる、ご提案やご指導も承ります。)
②FileBlogの導入を行います。
(現在お使いのWindowsサーバーをそのままご利用されるか、新規に社内サーバーを購入されるかを事前に検討されるとスムーズです)
③運用スタート
ステップ1:WindowsにユーザーIDとパスワードの設定
ステップ2:フォルダーの権限設定
(社員ごとに見える、更新できるなどを設定します)
ステップ3:アップロードルールの決定や、社内ルールの説明
○今まで同じような資料を各自が作成していた→再利用で効率アップ
○間違って古い書式を使う事があった→常に最新しか使えなくなります
○欲しいファイルがサーバーのどこにあるか分かりづらかった→すぐに見つかります
<外回りの担当者が多い企業での活用>
外に出る事も多いマネージャーや管理職は、「FileBlog」(ファイルブログ)を導入する事で、本部スタッフやスパーバイザーなどの行動管理やスケジュール管理、報告書なども社外からスマホやタブレットで簡単に確認できるため、マネージメントが楽になります。
「契約書」「価格表」「トラブル報告」なども社外から確認できます。
また、社外にサーバーを預ける必要もなく、「FileBlog」を現在お使いのWindowsサーバーにインストールするだけですぐにスタートできます。
<こんな改善をしたい企業にオススメです>
ペーパーレス化を進めたい
FileBlogをWindowsサーバーにインストールするだけで、運用をスタートできます。
メールで送付したファイルを見るわけでないので、全員で同じファイルを見ている事になりますし、ファイルを見るためのソフトウェア不要で、文書を見る事が可能です。
写真やDTP資料も文書とセットで管理する事で、誰でも情報にたどり着けます。
管理している文書ファイルが多い
強力な全文検索エンジンが標準装備のFileBlogは、管理ファイルが多い企業で本領を発揮します。
世界最高レベルの「全文検索」エンジンは、サーバーに保管されているファイルの全ての文面をインデックスとして検索対象にしますので、ファイル名や、任意で設定したワードでなく、文書ファイルの「一文」や「単語」でファイルを検索することが出来るのです。
実際にFileBlogを導入して運用し始めてから、不要なファイルやあまりにも古いファイルが保管されている事に気づく企業が多いように思われます。
今の運用を大きく変えたくない
現在の運用ルールや書類の流れを生かしたまま改善を進めたい。
社内業務改善を行うと、外部のパッケージソフトのルールに運用を合わせなければ運用出来ない事が多いと思いますが、FileBlogなら、現在の運用を生かしながら、業務改善を進める事が可能です。
分かりやすい例ですと、社内でiPadやタブレットを導入したい場合や、会議資料だけでもペーパーレス化したいなど、アウトプットの改善を進める事で、インプットの改善にも工夫が必要となり、結果的には全体の改善が少しづつ進み始めます。
社内の文書を外部に預けたくない
一般的に社内のファイルを外部から見たい場合、外部のレンタルサーバーやクラウドサービスをりようしますが、社内の重要なファイルを預けたくないと考える企業はたくさんいらっしゃいます。
FileBlogを利用すれば、外部のサービスを利用することなく、社内の文書ファイルを社外から見る事ができるので、会社のポリシーを保ちながら、安全に本当のファイル共有が実現できます。
また、社外から見る場合には、サムネイル(自動作成された画像ファイル)だけを見えるように設定する事で、ファイルの改ざんや再利用を制限する事も可能です。特にスマホやiPadなどのでWindowsで作成した文書を見る場合、罫線がズレたり、色が違って表示されたり、マクロが誤動作して正しい計算結果となっていない場合がありますので、サムネイル化して見れる機能は、スマホ時代の現在では重要な機能なのです。